長期休暇でも慌てない。お盆休みをきっかけに考えるバックオフィス体制

今年のお盆休みは、例年より長く休暇を取った企業も多かったのではないでしょうか。

長期休暇は社員にとって大切な時間です。

一方で、経営者や経理担当者からすると、

「休み明けに請求業務が集中する」

「入金確認や支払いが心配」

「経理担当者が休むと業務が止まってしまう」

といった不安が見えてくるタイミングでもあります。

長期休暇を安心して迎えるために重要なのは、誰か一人に依存しない業務体制をつくることです。

「担当者がいないと分からない」状態になっていませんか？

中小企業では、経理業務を一人の担当者が担っているケースも少なくありません。

その結果、

• 請求書の発行方法
• 入金確認
• 支払予定
• 経理資料の保管場所
• 会計ソフトへの入力方法

などが、その担当者にしか分からない状態になることがあります。

普段は問題なくても、長期休暇や急なお休み、退職などが発生すると、一気に業務が滞る可能性があります。

これは担当者の問題ではなく、業務の仕組みの問題です。

経理を社外へ出す目的は「作業を減らす」だけではない

経理BPOというと、

「記帳を代わりにやってもらう」

というイメージが強いかもしれません。

しかし、外部へ経理業務を任せるメリットはそれだけではありません。

業務フローを整理し、クラウド上で情報を共有し、複数人で確認できる体制をつくる。

そうすることで、特定の人に業務が集中するリスクを減らすことができます。

もちろん、すべての業務を社外へ任せればよいわけではありません。

社内で行う業務と、社外へ任せる業務を整理することが大切です。

長期休暇は、業務体制を見直すきっかけになる

今回のお盆休みで、

「休み中も仕事が気になった」

「休み明けの経理処理が大変だった」

「担当者が休むと困る業務があった」

という会社は、一度バックオフィスの業務体制を整理してみてもよいかもしれません。

経理業務は、毎月発生するからこそ、仕組みを整える効果も積み重なります。

株式会社eLectio Raiseでは、単に経理作業を代行するだけではなく、会社ごとの状況に合わせて、経理業務の整理やクラウド会計の活用、業務フローの構築などを支援しています。

「経理を楽にする」ではなく、「一緒に企業の未来を考える」

群馬県・埼玉県の中小企業を中心にバックオフィスの支援をする。

社外経営管理部のeLectio Raise